Các buổi họp online (trực tuyến) vẫn còn khá xa lạ đối với ngành kinh doanh, nhưng nó đã trở nên phổ biến khi công nghệ cho phép chúng ta truy cập dễ dàng hơn. Tuy nhiên, không phải cuộc họp online nào cũng giống nhau. Các hình thức họp trực tuyến khác nhau dựa trên nhu cầu và kỹ thuật của bạn và tất cả các hình thức đó đều có lợi ích riêng.
Bạn có biết rằng các cuộc họp không nhất thiết phải diễn ra ở một căn phòng hoặc một địa điểm nào đó nữa hay không?
Với sự tiến bộ trong nền công nghệ, bạn hoàn toàn có thể tiến hành hoặc tham gia vào cuộc họp một cách thoải ở các quán cà phê hoặc thậm chí ở chính căn nhà của bạn. Phong cách hội nghị hiện đại này được biết đến như là một cuộc họp ảo và hữu ích cho những công nhân hoạt động trên cơ sở từ xa.
Vậy Họp Online Là Gì?
Các cuộc họp trực tuyến là lựa chọn thay thế cho các cuộc họp trực tiếp, cho phép người dùng tham gia bằng âm thanh, văn bản hoặc video. Hình thức này không những phù hợp với nhân viên từ xa mà còn tạo nên sự thuận tiện và giảm chi phí. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ tổ chức các cuộc họp online thông qua các ứng dụng như Skype, Google Hangouts.
Hầu như sự hấp dẫn của phần mềm chuyên dụng cho các cuộc họp ảo là nhờ vào các tính năng của chúng như cho phép người dùng chia sẻ màn hình, không giới hạn số lượng người tham gia, hỗ trợ đa nền tảng, ghi âm trực tiếp âm thanh và video chất lượng.

Lợi Ích Của Họp Online Là Gì?

  • Tăng năng suất
    Không giống như các buổi họp truyền thống, các cuộc họp online trình chiếu cho người dùng khả năng đa tác vụ đồng thời sự chú ý. Do đó, khi tham dự buổi họp từ xa, người dùng không những tiết kiệm thời gian đi lại mà còn còn có nhiều thời gian để sử dụng các nhiệm vụ liên quan đến công việc của họ.
  • Giảm chi phí
    Xét về yếu tố phương tiện di chuyển và sử dụng cơ sở vật chất thì các cuộc họp diễn ra trực tiếp tốn kém rất nhiều lẫn thời gian và tiền bạc. Ngược lại, các cuộc họp online hầu hết đều không tốn phí, chỉ có mặt hạn chế duy nhất là kết nối Internet của người tham dự. Đối với các công ty tổ chức nhiều cuộc họp thì họp online có thể là một phương án để cắt giảm chi phí một cách dễ dàng.
  • Tăng số lượng người tham dự
    Thông thường, không phải tất cả những người được mời tham dự cuộc họp đều có mặt đầy đủ vì nhiều lý do khác nhau. Tuy nhiên, tình huống này rất ít xảy ra với hình thức họp online vì những người tham dự có thể tham gia mọi lúc mọi nơi.

Các Ứng Dụng Họp Online Phổ Biến
Một số công cụ họp online phổ biến và lượt bỏ được những nhược điểm như codec video rối mắt, thiếu tính năng và độc quyền như FaceTime, Google Hangouts, Slack, Skype, Zoom, WebEx myViewBoard. Mỗi ứng dụng trang bị một bộ tính năng được thiết kế để thu hút số lượng người dùng. Một trong những tính năng đó là:

  • Chia sẻ màn hình
  • Truy cập màn hình tương tác
  • Chia sẻ dữ liệu
  • Lưu trữ đám mây
  • Chú thích trực tiếp

Như vậy, các buổi họp online không những thuận tiện về mặt thời gian và không gian mà còn giảm bớt một số chi phí không đáng có như phương tiện di chuyển, cơ sở vật chất cho người dùng. Bên cạnh đó, các ứng dụng họp trực tuyến còn có một số tính năng giúp cho buổi họp trở nên năng động và tăng tính tương tác cho những người tham dự.