Phòng Họp Hiệu Quả: 4 Yếu Tố Giúp Cuộc Họp Bắt Đầu Nhanh Hơn!

Mọi người cộng tác suốt cả ngày, qua chat, tài liệu chia sẻ và các chuỗi thảo luận. Quyết định vẫn được đưa ra trong cuộc họp. Một căn phòng được trang bị tốt giúp cuộc họp bắt đầu nhanh và diễn ra suôn sẻ.

Khi lịch làm việc kết hợp đã thành tiêu chuẩn, căn phòng phải phục vụ người tham gia từ xa tốt như người ngồi trong phòng. Thời gian mất cho việc thiết lập bị nhân lên theo số người trong phòng, mỗi lần phòng được đặt. Vì vậy, hiệu quả cuộc họp là câu chuyện năng suất, chứ không chỉ là việc của bộ phận cơ sở vật chất.

Phòng họp có hiệu quả hay không bắt đầu từ chiếc màn hình trên tường. Tiếp theo là mức độ dễ dàng khi chia sẻ nội dung lên màn hình, và việc mọi người có được nhìn thấy, nghe thấy hay không. Mảnh ghép cuối cùng là mức độ phù hợp của phòng với các hệ thống mà tòa nhà đang chạy.

Vì Sao Các Cuộc Họp Mất Nhiều Thời Gian Để Bắt Đầu?

Vì hầu hết công nghệ phòng họp giả định ai cũng đã biết cách dùng hệ thống. Điều đó đúng với một nhóm nhỏ thường xuyên dùng phòng. Nhưng nó sụp đổ với tất cả những người còn lại, mà trong một ngày bất kỳ, họ là đa số người bước vào phòng.

Trên thực tế, có người chui xuống gầm bàn tìm đầu chuyển (dongle) đúng loại. Người khác loay hoay với một trình cài đặt chưa từng thấy. Người thứ ba phải khởi động lại cuộc gọi video vì chọn nhầm cổng vào.

Rồi một vị khách từ công ty khác thử trình bày, và mọi thứ đều không chạy được với họ.

Nhân lên qua hàng chục cuộc họp mỗi ngày, thời gian đó cộng lại thành một con số đáng kể. Còn một cái giá thứ hai, và đó là cái giá kéo dài nhất. Mọi người ngừng đặt căn phòng có hệ thống tệ, khiến các phòng còn hoạt động tốt chịu thêm áp lực.

Làm Sao Chọn Màn Hình Phù Hợp Với Phòng?

Hãy bắt đầu từ cách phòng được sử dụng, chứ không chỉ kích thước phòng. Kích thước màn hình phụ thuộc vào số người và tầm nhìn. Nhưng việc màn hình có cần lớp cảm ứng hay không còn tùy mọi người thực sự làm gì trong phòng đó, và đây là quyết định tác động đến ngân sách nhiều nhất.

Màn hình tương tác ViewBoard phù hợp với phòng mà mọi người chú thích, đánh dấu tài liệu và cùng xây dựng ý tưởng trực tiếp trên màn hình. Màn hình thương mại CDE đáp ứng phòng chỉ cần trình chiếu nội dung, tức là hầu hết phòng họp tiêu chuẩn.

CDE có giá thấp hơn vì không phải trả tiền cho lớp cảm ứng không ai dùng. Cả hai dòng đều có kích thước từ 43 đến 110 inch.

Với những phòng lớn nhất, dvLED All-in-One cho một hình ảnh liền mạch đến 231 inch, không có đường viền bezel cắt ngang giữa slide. Đó là lý do nó là câu trả lời cho không gian họp toàn công ty và phòng họp ban lãnh đạo lớn, thay vì ghép nhiều tấm màn hình.

Bảng dưới đây tóm tắt cách chọn màn hình theo từng loại phòng. Bạn có thể lướt ngang bảng trên điện thoại.

Ở không gian họp toàn công ty, bước điểm ảnh (pixel pitch) quan trọng hơn kích thước màn hình. Bước điểm ảnh mịn mà hàng ghế đầu của phòng họp ban lãnh đạo cần khác với không gian được nhìn từ khoảng cách 40 feet (khoảng 12 m).

Có một quy tắc nhanh: bước điểm ảnh tính bằng mm nhân 10 cho ra khoảng cách xem thoải mái tối thiểu tính bằng feet. Vì vậy, bức tường có bước điểm ảnh 1,5 mm xem tốt từ khoảng 15 feet (khoảng 4,5 m).

Xem thêm giải pháp màn hình LED cho hội trường lớn của ViewSonic để biết cách chọn bước điểm ảnh chi tiết hơn.

Vậy là xong phần màn hình. Phần còn lại của căn phòng nằm ở những gì kết nối với nó.

Một Không Gian Họp Cần Làm Đúng Những Gì?

Màn hình là điểm khởi đầu, và ba yếu tố nữa quyết định phòng có vận hành tốt hằng ngày hay không. Chúng gồm cách mọi người đưa nội dung lên màn hình.

Việc người tham gia từ xa có theo dõi được hay không. Và việc phòng có phối hợp được với các hệ thống mà tòa nhà đang chạy hay không.

• Đưa nội dung lên màn hình: Bất kỳ ai trong phòng, kể cả vị khách chưa từng đến tòa nhà, có thể chia sẻ nhanh đến mức nào?
• Được nhìn thấy và nghe thấy: Người tham gia từ xa có thấy ai đang nói và nghe được đầu bàn xa không? Nhờ đó họ tham gia được, chứ không chỉ ngồi nghe.
• Phù hợp với tòa nhà: Phòng có hoạt động với hệ thống điều khiển AV và công cụ đặt lịch đã có sẵn không?

Khi cả ba hoạt động tốt cùng một màn hình phù hợp, căn phòng sẽ lùi vào nền. Đó chính là điều một không gian họp hiệu quả cần làm. Mỗi yếu tố đều đáng xem xét riêng.

Làm Sao Đưa Nội Dung Lên Màn Hình Mà Không Mất Thời Gian Thiết Lập?

Hãy loại bỏ hai bước gây ra phần lớn sự chậm trễ: cài ứng dụng và kết nối mạng. Cả hai đều giả định người trình bày có quyền truy cập, sự kiên nhẫn và kinh nghiệm với căn phòng. Một vị khách thường không có cả ba.

Hệ thống trình chiếu không dây ViewShare® WPD-900 là một bộ phát cỡ bỏ túi, cắm vào laptop. Trình chiếu chỉ mất vài giây, không cần cài đặt gì và không phải tìm mật khẩu mạng.

Kết nối chạy ngang hàng (peer-to-peer) với mã hóa AES-128, thay vì đi qua mạng doanh nghiệp.

Một số hệ thống trình chiếu không dây vẫn yêu cầu cài ứng dụng hoặc vào Wi-Fi trước khi chia sẻ. Sự khác biệt đó lộ ra ngay khi khách hàng, ứng viên hay nhân viên mới cần trình bày. Và không ai muốn mở yêu cầu hỗ trợ chỉ để làm việc đó.

Thiết kế ngang hàng còn có lợi cho IT vì một lý do khác. Một hệ thống trình chiếu không bao giờ chạm vào mạng chính là một thiết bị đầu cuối ít hơn phải bảo mật, vá lỗi và rà soát.

ViewShare còn truyền nguồn USB-C Power Delivery qua bộ phát, nên laptop của người trình bày được sạc trong lúc trình chiếu. Nó hỗ trợ phản chiếu AirPlay, Miracast và ChromeOS. Nhờ vậy BYOD hoạt động với bất kỳ thiết bị nào mà mọi người mang vào.

Phòng Họp Cần Gì Để Bao Gồm Cả Những Người Không Có Mặt?

Cần một camera tìm ra người đang nói và một micro với tới cuối bàn. Người tham gia từ xa rời khỏi cuộc trò chuyện khi họ không biết ai đang nói. Hoặc khi họ không nghe rõ một nửa căn phòng.

Màn hình tốt giữ họ tiếp tục theo dõi, còn âm thanh tốt giữ họ trong cuộc trò chuyện.

• Camera hội nghị 4K: VB-CAM-201 là camera hội nghị 4K với ống kính góc rộng 120 độ, xoay nghiêng bằng động cơ và zoom kỹ thuật số 5x. Tính năng theo dõi giọng nói giúp camera bám theo người đang phát biểu. Camera đạt chứng nhận Zoom, kèm dải micro beamforming bốn micro với tầm thu âm 20 feet (khoảng 6 m).
• Loa điện thoại hội nghị Converse: Loa ViewSonic Converse (VB-AUD-201) bổ sung khả năng thu âm 360 độ qua bốn micro đa hướng, tầm thu 20 feet (khoảng 6 m). Thiết bị kết nối qua Bluetooth 5.0 hoặc USB-C, pin 6.500mAh dùng được 24 giờ đàm thoại. Đây là lựa chọn cho những không gian không thật sự là phòng.
• Micro mở rộng: Micro mở rộng VB-MIC-201 nới tầm thu âm lên 26 feet (khoảng 8 m) và ghép cặp với VB-CAM-201. Nó phủ phần cuối của chiếc bàn dài mà một dải micro đơn không với tới.

Hãy mua chúng cùng lúc, thay vì rải qua hai kỳ ngân sách. Mua theo bộ, chúng hoạt động như một hệ thống. Mua rời rạc, chúng giống như ba lần mua riêng lẻ.

Phòng Họp Có Hoạt Động Với Các Hệ Thống Tòa Nhà Đang Chạy Không?

Thông thường, hệ thống của phòng phải phù hợp với tòa nhà, chứ không phải ngược lại. Hầu hết tổ chức đã chọn nền tảng điều khiển AV và công cụ đặt lịch từ lâu trước khi phòng này cần nâng cấp.

Một màn hình bỏ qua một trong hai sẽ trở thành hệ thống thứ hai mà ai đó phải học.

Màn hình ViewSonic tích hợp vào hệ sinh thái Q-SYS qua plugin Q-SYS Library Verified. Chúng cũng hỗ trợ Crestron, Extron và AMX qua IP và RS-232. Nếu tòa nhà đã chạy một trong số đó, căn phòng sẽ gia nhập hệ thống thay vì trở thành một thứ riêng cần vận hành.

Đặt lịch là nửa còn lại của việc hòa nhập. EP1052T-A là bảng cảm ứng 10,1 inch hiển thị trạng thái phòng ở cửa, hỗ trợ tham gia một chạm và đóng vai trò màn hình truyền thông giữa các cuộc họp.

Vòng đèn LED nhiều màu có thể lập trình cho thấy tình trạng trống hay bận từ đầu hành lang. Bảng chỉ cần một sợi cáp với PoE+.

Nó hoạt động với phần mềm đặt lịch đã được chứng nhận gồm EMS, PLANON, Appspace và Pronestor. Nó cũng hỗ trợ thẻ NFC và RFID cho những phòng cần kiểm soát ra vào.

Nên Bắt Đầu Từ Đâu?

Hãy bắt đầu từ màn hình. Kích thước màn hình và việc phòng có cần lớp cảm ứng hay không là hai quyết định tác động đến ngân sách nhiều nhất. Phần còn lại của căn phòng sẽ theo sau.

Sau đó, hãy chọn camera và âm thanh phù hợp với bàn họp, để người tham gia từ xa nghe phòng rõ như họ nhìn thấy. Cuối cùng, hãy xác nhận phòng hoạt động với các hệ thống điều khiển và đặt lịch mà tòa nhà đang chạy.

Khám phá giải pháp không gian họp thông minh của ViewSonic để xem màn hình, camera, âm thanh và bảng đặt lịch được tạo ra để hoạt động như một bộ thống nhất.

Câu Hỏi Thường Gặp

Hệ thống trình chiếu không dây là gì?

Hệ thống trình chiếu không dây cho phép chia sẻ màn hình laptop hoặc thiết bị lên màn hình phòng họp mà không cần cáp. Thường dùng một bộ phát nhỏ hoặc kết nối mạng.

Giải pháp của ViewSonic là ViewShare WPD-900, dùng bộ phát thay vì kết nối mạng.

ViewShare WPD-900 có yêu cầu ứng dụng hoặc mật khẩu mạng không?

Không. Nó kết nối qua một bộ phát cỡ bỏ túi bằng đường truyền ngang hàng được mã hóa AES-128. Vì vậy không cần cài ứng dụng, không cần mật khẩu mạng và không có lưu lượng nào đi qua mạng doanh nghiệp.

Micro phòng họp thu được giọng nói ở khoảng cách bao xa?

Tùy thiết bị. Dải bốn micro beamforming của VB-CAM-201 và loa Converse đều với tới khoảng 20 feet (khoảng 6 m). Micro mở rộng VB-MIC-201 nới phạm vi lên 26 feet (khoảng 8 m) cho bàn dài hơn.

Hãy đo từ cuối bàn, chứ không phải từ giữa phòng.

Phòng họp có cần màn hình tương tác không?

Không phải phòng nào cũng cần. Phòng mà mọi người cùng chú thích và cộng tác trên màn hình sẽ được lợi từ màn hình tương tác ViewBoard. Phòng chỉ trình chiếu nội dung thường phù hợp hơn với màn hình thương mại CDE, giá thấp hơn.

Cả hai dòng đều có kích thước từ 43 đến 110 inch, nên quyết định nằm ở cách phòng được sử dụng.

Bảng đặt phòng EP1052T-A làm được gì?

Nó hiển thị tình trạng phòng, hỗ trợ tham gia một chạm và hiển thị nội dung truyền thông giữa các cuộc họp. Bảng chỉ cần một cáp PoE+, dùng vòng đèn LED lập trình được để báo trạng thái chỉ bằng một cái nhìn.

Nó hoạt động với các nền tảng đặt lịch đã được chứng nhận như EMS, PLANON, Appspace và Pronestor.

Thiết bị phòng họp ViewSonic có hoạt động với hệ thống điều khiển AV hiện có không?

Có. Màn hình ViewSonic tích hợp vào hệ sinh thái Q-SYS qua plugin Q-SYS Library Verified. Chúng cũng hỗ trợ Crestron, Extron và AMX qua IP và RS-232.

Mọi nội dung nhắc đến phần mềm, hệ thống điều khiển, tên công ty hoặc nhãn hiệu của bên thứ ba chỉ nhằm nhận diện và nêu khả năng tương thích. Chúng không hàm ý sự chứng thực, liên kết hay tài trợ từ chủ sở hữu tương ứng.

Đức Pháp Technology – Đơn Vị Phân Phối Chính Hãng ViewSonic Tại Việt Nam

Công ty TNHH Thương mại và Phát triển Công nghệ Đức Pháp là đơn vị được ủy quyền phân phối sản phẩm ViewSonic tại Việt Nam. Đức Pháp cung cấp giải pháp trình chiếu cho giáo dục và doanh nghiệp.

Danh mục gồm màn hình tương tác thông minh, máy chiếu, màn hình hiển thị chuyên dụng và màn hình LED khổ lớn. Khách hàng còn được hỗ trợ báo giá, tư vấn giải pháp và bảo hành chính hãng qua trung tâm bảo hành ViewSonic.

Giải Pháp Phòng Họp ViewSonic Tại Đức Pháp

Đức Pháp cung cấp nhiều thiết bị ViewSonic cho phòng họp, từ màn hình đến trình chiếu không dây. Dưới đây là một số sản phẩm để bạn tham khảo.

• Màn hình tương tác: ViewBoard IN7504V-C (75 inch, camera 4K 50MP, NFC) và ViewBoard IFP8641-1-1C (86 inch, chứng nhận EDLA, cảm biến chuyển động, 8 micro).
• Màn hình thương mại: ViewSonic CDE6531 (65 inch) và ViewSonic CDE7531 (75 inch), cùng chuẩn 4K UHD, Android 14, hoạt động 24/7.
• Tường dvLED cho phòng lớn: LDC027G-151, màn hình LED All-in-One tùy chỉnh, công nghệ GOB, P1.5, chuẩn bảo vệ IP54/IK06.
• Trình chiếu không dây: ViewShare WPD-900, thiết bị trình chiếu không dây tốc độ cao.
• Họp trực tuyến: Web camera ViewSonic VB-CAM-002 và giải pháp hội nghị truyền hình TeamJoin™.

Bạn cũng có thể xem thêm giải pháp phòng hội thảo, hội trường và văn phòng thông minh. Hãy liên hệ Đức Pháp qua hotline bên dưới để được tư vấn theo từng loại phòng.

BỘ CÔNG CỤ TÍNH INCH CHO MÀN HÌNH TƯƠNG TÁC